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Faire sa comptabilité en ligne : le guide pratique

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A l’heure actuelle, beaucoup d’entreprises ont recours à l’utilisation d’un expert-comptable en ligne pour gérer leur comptabilité. L’emploi de logiciels SAAS ou le Cloud prennent de plus en plus de place dans le système organisationnel des entreprises. Cependant, ce sont davantage les très petites (TPE) et moyennes (PME) entreprises qui les utilisent. Dans cet article, nous allons faire un récapitulatif sur tout ce qu’il faut savoir pour bien gérer sa comptabilité en ligne.

Qui peut gérer sa comptabilité en ligne ?

Lorsque l’entreprise désire avoir recours à un logiciel en ligne pour sa comptabilité, elle en loue l’accès. Le programme de celui-ci n’est pas directement installé sur un ordinateur mais est hébergé sur des serveurs qui édite ce même logiciel. Ainsi, le personnel de l’entreprise peut accéder au logiciel dès qu’il dispose d’une connexion internet.

Comme dit précédemment, les logiciels de comptabilité en ligne sont à destination des TPE et PME. Il est vrai que les grandes entreprises préfèreront avoir recours à des progiciels de gestion intégrée.

Enfin, certains aspects de la comptabilité nécessitent des solutions spécialisées et celles-ci ne sont que très rarement proposées en ligne.

Quels sont les avantages de faire sa comptabilité en ligne ?

Décider de faire sa comptabilité en ligne offre une multitude d’avantages. En effet, tenir toute sa comptabilité sur le Cloud est très simple à mettre en œuvre.

Voici quelques avantages de la comptabilité en ligne :

- Une inscription facile et très rapide

- Le logiciel ne nécessite pas d’installation au préalable

- Le logiciel s’assure des mises à jour quotidiennes

- En cas de problèmes, le logiciel a une maintenance 24 heures sur 24

- La comptabilité est accessible partout et à tout moment dès qu’il y a une connexion internet

- Cette solution est bien moins coûteuse que l’achat d’un progiciel. L’accès au logiciel permet d’avoir une facturation tous les mois.

Enfin, l’offre des logiciels en ligne permet d’atteindre une réelle flexibilité. En effet, l’entrepreneur peut changer à tout moment de logiciel comptable.

Les étapes de sa comptabilité en ligne

Le choix de son logiciel

Dans le kit de l’entrepreneur, il est essentiel de bien choisir son logiciel comptable. En effet, certains logiciels ne sont pas optimisés sur le plan fonctionnel. Certains proposent des offres plus étendues que d’autres mais elles peuvent s’avérer être onéreuses. Avant de choisir son logiciel de comptabilité, il faut d’abord connaître les besoins réels de son entreprise. Pour cela l’entrepreneur doit répondre à plusieurs questions :

- Est-ce que je veux seulement un logiciel de comptabilité ? Est-ce que j’en ai besoin pour l’édition des comptes annuels ?

- Quelle est l’estimation de mon volume d’écriture comptable ?

- Est-ce que ce logiciel doit gérer mes devis et factures ?

- Combien de personnes utiliseront ce logiciel ?

Ensuite, l’entreprise doit choisir un logiciel de comptabilité proposé par un prestataire connu. Ainsi, les risques de faillite de l’application ou de non concordance avec la réglementation en vigueur seront moindres. Enfin, il y aura également une garantie sur la sécurité des données de l’entreprise car les développeurs de ces logiciels mettent tout en œuvre pour protéger les données grâce à des moyens conséquents. Il est donc important pour la société de bien choisir son logiciel de comptabilité.

Vérifier le bon paramétrage de son logiciel

Une fois le logiciel de comptabilité en ligne trouvé, il faut s’assurer qu’il est bien paramétré. Pour vérifier cela, il faut que ces 5 points soient établis :

- créer les différents profils des utilisateurs et paramétrer leurs pouvoirs (opérateur de saisie, administrateur etc.)

- personnaliser ensemble des comptes généraux en fonction des différentes caractéristiques de l’entreprise et définir le plan comptable

- définir tous les comptes auxiliaires et les personnaliser

- définir tous les guides de saisie automatiques

- planifier les sauvegardes et les exports de données

S’entourer d’un bon expert-comptable

L’expert-comptable est le conseiller privilégié des sociétés. Y avoir recours engendre un réel coût qui peut s’avérer très élevé pour les TPE et PME. Ainsi, quand la société opte pour un logiciel comptable en ligne, elle gère par ses propres moyens sa comptabilité. Par conséquent, l’expert-comptable n’aura qu’à effectuer des missions ponctuelles pour dresser les bilans annuels. Cela permet à l’entreprise de diminuer ses coûts. Enfin, l’expert-comptable peut toujours conseiller l’entreprise dans chacun de ses choix stratégiques afin qu’elle opte pour la meilleure formule possible. Ainsi, il l’accompagne dans tout son fonctionnement.

Maintenant vous savez tout comment gérer sa propre comptabilité en ligne !

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